در این مطلب به بررسی اشتباهاتی می‌ پردازیم که در میان کارشناسان برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، به‌ ویژه افراد مبتدی و کم‌تجربه، رایج و پرتکرار هستند؛ اشتباهاتی که ممکن است در ابتدای مسیر شغلی طبیعی به نظر برسند، اما آگاهی از آن‌ ها و تلاش برای اصلاح و جلوگیری از تکرارشان، نقش مهمی در رشد حرفه‌ای و عملکرد مؤثرتر در پروژه‌ها دارد:

1- اینکه یک کارشناسان برنامه ریزی و کنترل پروژه، قبل از شروع فرآیند برنامه ریزی پروژه و در ابتدای کار، قرارداد پروژه رو به دقت مطالعه و بررسی نکند.

2- اینکه یک کارشناسان برنامه ریزی و کنترل پروژه این تصور را داشته باشد که وظیفه او تنها ارائه خروجی و تهیه گزارش است و فقط گزارش ها را بدون هیچ گونه تحلیل و بررسی برای کارفرما ارسال کند. و یا گزارش ها را بررسی کند ولی هیچ اقدامی انجام ندهد.

3- اینکه در مقاطع کنترل پروژه و وارد کردن داده های اکچوال (داده های واقعی پروژه)، تنها درصد پیشرفت واقعی هر فعالیت را وارد نرم افزار کند و تاریخ های اکچوال یعنی شروع واقعی و پایان واقعی فعالیت ها را در نرم افزار وارد نکند.

4- اینکه از ابتدای پروژه هیچ گونه تحلیل و بررسی بر روی تاخیرات پروژه و دلایل تاخیرات انجام ندهد و یا این دلایل را مستندسازی نکند.

5- اینکه هیچ اقدامی برای کنترل هزینه های پروژه انجام ندهد و تنها پیشرفت پروژه را کنترل کند و کنترل هزینه یا Cost Control انجام ندهد و آن را موضوعی جداگانه و فاقد اهمیت تلقی کند.

6- اینکه تاثیر تغییرات در پروژه را بر برنامه زمانبندی پروژه بررسی نکند و تغییرات از مسیر رسمی فرآیند کنترل تغییرات پروژه (Change Control) عبور نکند. 

7- اینکه دانش فنی مربوط به صنعتی که پروژه در بستر آن فعالیت می کند را نداشته باشد و کاملاً وابسته به راهنمایی ها و دانش نفرات فنی پروژه باشد.

8- اینکه بدون هیچ چالش، تردید و مشاهده مستنداتی، تمامی درصدهای پیشرفت و اطلاعاتی را که از سایت پروژه و تیم پروژه دریافت میکند بی چون و چرا و بدون بررسی بپذیرد و به عنوان داده های ورودی یا input data برنامه زمانبندی استفاده کند.

9- اینکه بدون رسمی سازی، مستند سازی و بررسی، هر آنچه کارفرمای پروژه درخواست می کند را قبول کرده و فورا انجام دهد.

10- اینکه اگر یک کارشناس کنترل پروژه مبتدی هست، از همان ابتدا وارد یادگیری نرم افزارهای برنامه ریزی و کنترل پروژه (از جمله MSP و Primavera , …) شود و از یادگیری مفاهم و مبانی برنامه ریزی و کنترل پروژه غافل شود.

11- اینکه بر پروژه اشراف نداشته باشد و نداند که شکست ساختار شکست کار یا WBS پروژه را تا چه سطحی لازم است ادامه دهد و کارهای پروژه یا WP ها بیش از اندازه جز‌‌ئی و دیتیل شود.

12- اینکه داده های تاریخی پروژه یا Historical data ها را که بخشی از OPA ها یا دارایی‌های فرآیندی سازمان (Organizational Process Assets) هستند را نگهداری و مستندسازی نکند و از داده های تاریخی پروژه های مشابه گذشته هم برای پروژه خود استفاده نکند.

13- اینکه که تفاوت تاخیر (Delay) را با انحراف (Variance) در پروژه نداند و آن ها را یکسان تلقی کند.

14- اینکه به تیم مهندسی و اجرایی پروژه برنامه اقدام یا اکشن پلن (Action Plan) ارا‌ئه ندهد و تسک ها و اقدامات مهم و فعالیت های بحرانی را از قبل به آن ها هشدار ندهد و یک قدم جلوتر از تیم پروژه و آینده نگر نباشد و اصلا تسلطی بر کارهایی که باید انجام شود نداشته باشد.

15- اینکه که ریسک های پروژه رو نادیده بگیرد و برای ریسک ها برنامه ریزی نکند.

16- اینکه درس آموخته ها یا lesson Learn های پروژه را برای استفاده در پروژه های آتی، مستندسازی نکند. و یا اشتباهات پروژه های گذشته را تکرار کند.

17- اینکه وظایف خود را بدون تحلیل و ربات گونه انجام دهد و تنها به عنوان یک اپراتور نرم افزار عمل کند.

18- اینکه از بکارگیری تاخیر یا لگ های (Lag) بیش از حد برای پنهان کردن منطق ضعیف بین فعالیت ها استفاده کند.

19- اینکه سیستم اندازه گیری پیشرفت یا PMS (Progress Measurement System) از قبل تدوین شده ای برای کنترل پیشرفت پروژه ها نداشته باشد.

20- اینکه با تیم پروژه و ذینفعان پروژه ارتباط مستمر و فعال نداشته باشد.

21- اینکه از ابزارهای حرفه ای برنامه ریزی و کنترل پروژه استفاده نکند و همه کارها را فقط در قالب نرم افزار اکسل excel انجام دهد.

22- اینکه تنها فعالیت‌ها را کنترل و ردیابی کند و به حصول نتایج و دستاوردها (Outcomes) توجهی نکند.

23- اینکه انحرافات را بدلیل اینکه میزان انحراف کم است نادیده بگیرد و بررسی و ریشه یابی نکند.