اپیزود چهارم از سری پادکست های مدیریت پروژه با موضوع نقش مدیران پروژه در دنیای درحال تحول امروز براساس Pmbok 8th

 

سلام درّین صفّاری هستم و تو این قسمت قراره راجع به نقش مدیران پروژه در دنیای درحال تحول و پیچیده امروزی صحبت کنم، پس با من همراه باشید…

اگر سال‌هاست با مدیریت پروژه سروکار دارید، احتمالاً این جمله برایتان آشناست: «پروژه موفق است اگر به‌موقع، در چارچوب بودجه و با محدوده تعیین‌شده تحویل شود.»

اما سؤال مهم اینجاست: آیا واقعاً فقط همین کافی است؟

تا به حال از خودتون پرسیدید که چرا بعضی از پروژه‌ها با وجود رعایت دقیق زمان‌بندی و بودجه، در نهایت توسط مشتری یا سازمان نادیده گرفته می‌شن؟

آیا ممکنه پروژه‌ای دقیقاً طبق برنامه تحویل بشه، اما هیچ ارزش واقعی برای سازمان یا مشتری ایجاد نکنه؟

آیا ممکنه تیمی با زحمت زیاد، گزارش‌های منظم هفتگی و دوهفتگی و ماهیانه، جلسات مکرر، و کنترل‌های دقیق پیشرفت پروژه و زمانبندی و هزینه، در نهایت چیزی تحویل بده که از نظر کسب‌وکار اصلاً مهم نباشه؟

اینجاست که نگاه جدید به مدیریت پروژه معنا پیدا می‌کنه!

امروز می‌خوایم درباره یک تغییر بزرگ در مدیریت پروژه ها صحبت کنیم. با ورود به ویرایش جدید راهنمای pmbok (ویرایش هشتم) و استاندارد مدیریت پروژه، مدیریت پروژه از “مدیریتِ کارها” به “مدیریتِ ارزش” تغییر پیدا کرده. در این اپیزود می‌خوایم در قالب این پارادایم جدید، نقش مدیران پروژه رو بررسی کنیم که این نقش چقدر سنگین‌تر، گسترده تر، و البته استراتژیک‌تر شده.

در این راستا میخوام درباره گذار از «خروجی‌محوری» به مفهوم «ارزش‌محوری» صحبت کنم:

امروز محیط پروژه‌ها عوض شده است:

• تغییرات بازار سریع‌تر شده
• تکنولوژی، چرخه عمر محصولات را کوتاه‌تر کرده
• انتظارات مشتری پیچیده‌تر شده
• ذینفعان متنوع‌تر و اثرگذارتر شده‌اند
• سطح عدم قطعیت بسیار بالاتر رفته
• و پروژه‌ها بیش از گذشته باید به نتیجه‌ای منجر شوند که واقعاً ارزشمند باشد.

در چنین فضایی، مدیر پروژه دیگه فقط مجری برنامه نیست؛ بلکه او باید بدونه که:

• این پروژه چرا وجود داره و چرایی انجام این پروژه چیه؟
• قرار است چه مسئله‌ای را حل کنه؟
• چه ارزشی برای مشتری یا سازمان ایجاد می‌کنه؟
• و اگر شرایط تغییر کرد، آیا هنوز باید همین مسیر را ادامه بدهیم یا نه؟ آيا همچنان این پروژه ارزش آفرین هست؟

در نسخه‌های پیشین Pmbok (مثل ویرایش ششم)، مدیر پروژه عمدتاً مسئول تحویل “خروجی‌ها” (Deliverables) در زمان، بودجه و محدوده مشخص بود. اما در ویرایش هشتم، تاکید اصلی بر تحویل ارزش (Value Delivery) است. مدیر پروژه دیگر فقط هماهنگ‌کننده صرف نیست، بلکه باید بداند هر فعالیت چگونه به اهداف استراتژیک سازمان کمک می‌کنه و در واقع یک استراتژیست، رهبر، و تسهیل‌گر کلیدی در مسیر خلق و ارائه ارزش به ذینفعان است.

مدیر پروژه در PMBOK 8، نقش یک “خالق ارزش” یا “معمار ارزش” را ایفا می‌کنه. او با درک عمیق از اهداف استراتژیک، رهبری تیم، تسهیل گری، مدیریت ریسک و ارتباط مؤثر با ذینفعان، تضمین می‌کنه که پروژه نه تنها در چارچوب زمان، هزینه و محدوده تعریف شده به اتمام می رسه، بلکه بیشترین ارزش ممکن را برای سازمان و ذینفعان خلق می کنه.

در ویرایش هشتم، ما با مفهومی به اسم Value Delivery System یا سیستم تحویل ارزش روبرو هستیم و این ویرایش، نقطه عطفی در تکامل نگرش ارزش محور محسوب می‌شه. تو این ویرایش، پروژه دیگه به صورت جزیره‌ای دیده نمی‌شن، بلکه بخشی از یک سیستم بزرگتر برای خلق ارزش تلقی میشن.

با تغییر رویکرد به سمت چارچوبی انعطاف‌پذیر و متمرکز بر ایجاد ارزش، نقش مدیر پروژه هم دستخوش تحولات قابل توجهی شده است و این تحول، نیازمند تقویت مهارت‌های نرم، تفکر سیستمی و دیدگاهی فراتر از مرزهای سنتی مدیریت پروژه هست.

در واقع در عصر جدید، مدیر پروژه به عنوان مترجم استراتژی به اجرا و «پل میان استراتژی و اجرا» عمل می کنه و این یکی از مهم‌ترین نقش‌های مدیر پروژه در دنیای امروز است.

مدیر پروژه باید از خودش بپرسه:

• کدام فعالیت، تصمیم یا تحویل‌دادنی، بیشترین ارزش را ایجاد می کنه؟
• این هدف استراتژیک دقیقاً به چه deliverableهایی تبدیل می‌شه؟
• کدام خروجی‌ها واقعاً به نتیجه کسب‌وکاری کمک می‌کنن؟
• چه کارهایی هایی باید در اولویت قرار بگیرن؟
• و چه چیزی باید کنار گذاشته بشن؟

بنابراین با توجه به گسترده شدن نقش مدیر پروژه در ویرایش هشتم، اگر بخواهیم جمع‌بندی کنیم، مدیر پروژه در این رویکرد جدید باید ترکیبی از چندین توانمندی باشد: مهارت های سخت، مهارت های نرم، و مهارت های استراتژیک.

*** مهارت‌های سخت مثل:

• برنامه‌ریزی
• زمان‌بندی
• مدیریت ریسک
• کنترل هزینه
• مدیریت کیفیت
• تحلیل داده
• کار با ابزارهای پروژه

*** مهارت‌های نرم مثل:

• ارتباطات
• مذاکره
• حل تعارض
• همدلی
• رهبری
• فرهنگ سازی
• توانمندسازی
• هوش هیجانی
• تسهیل‌گری

*** مهارت‌های استراتژیک مثل:

• درک کسب‌وکار
• مدیریت ارزش
• تحلیل ذی‌نفعان
• اولویت‌بندی بر اساس ارزش
• تصمیم‌گیری در شرایط عدم قطعیت

برای اینکه تفاوت بین خروجی محوری صرف رو با ارزش محوری متوجه بشید یه مثال براتون میزنم:

فرض کنید یه شرکتی متوجه میشه که میزان فروشش کم شده و برای حل این مشکل تصمیم می‌گیرد یک اپلیکیشن موبایل بسازد. پروژه ساخت اپلیکیشن موبایل، به‌موقع و با بودجه مشخص تمام می‌شه و به ظاهر موفقیت آمیز هست. اما بعد از تحلیلات عمیق تر مشخص می‌شه مشکل اصلی فروش، نبود اپلیکیشن نبوده؛ بلکه:

• قیمت‌گذاری نامناسب بوده
• فرایند پشتیبانی ضعیف بوده
• اعتماد مشتری پایین بوده
• یا شبکه توزیع مشکل داشته

بنابراین:
پروژه درست اجرا شده، ولی پروژه درستی انجام نشده!!!

اینجا به دوتا مفهوم خیلی مهم می رسیم:

• کارایی یا efficiency = انجام درست کار
• اثربخشی یا effectiveness = انجام کار درست
این دو تا شبیه هم‌اند، اما یکی نیستند.

کارایی یعنی چه؟ کارایی یعنی شما یک کار را:

• با منابع کمتر
• با سرعت بهتر
• با اتلاف کمتر
• و با انضباط اجرایی بالاتر

انجام بدید. یعنی سیستم اجرای شما بهینه است.

اما اثربخشی یعنی چه؟ اثربخشی یعنی کاری که انجام داده‌اید، واقعاً به هدف مورد نظر رسیده باشه.
اگر شما با بهترین کیفیت و در کمترین زمان، یک قابلیت نرم‌افزاری بسازید، اما آن قابلیت:

• استفاده نشود
• مسئله‌ای را حل نکند
• یا اولویت واقعی کسب‌وکار نباشد
آنگاه شما کارا بوده‌اید، اما اثربخش نبوده‌اید.

در مدیریت پروژه کلاسیک، تمرکز اصلی روی کارایی بود، یعنی:

• برنامه‌ریزی دقیق
• کنترل هزینه
• تحویل در موعد
• رعایت محدوده

اما در نگاه ارزش‌محور، مدیر پروژه باید علاوه بر کارایی، اثربخشی را هم ببیند. یعنی فقط نپرسه:

• «آیا کار درست اجرا شد؟»

بلکه بپرسد:
• «آیا چیزی که اجرا شد، اصلاً کار درست بود؟»
• «آیا این پروژه ارزش واقعی می‌سازه؟»

با توضیحاتی که تا الان دادم احتمالا متوجه یه موضوعی شده باشید: اینکه نقش مدیر پروژه در ویرایش هشتم Pmbok به نقش مدیر پرتفولیو داره نزدیک شده. چون دیگه مدیر پروژه فقط به یک پروژه نگاه نمی کنه، بلکه به کل سیستم نگاه می کنه. مثل مدیر پرتفولیو که به کل سبد پروژه ها یا پرتفولیو نگاه می‌کنه.
کار مدیر پرتفولیو انتخاب پروژه های درست هست که در راستای اهداف استراتژیک سازمان باشه و به این طریق هست که ارزش تولید میشه. وقتی مدیر پروژه هم به این سطح نزدیک می‌شود، دیگر فقط به پروژه خودش فکر نمی‌کند؛ بلکه به این فکر می‌کند که:
آیا این پروژه برای سازمان بهترین انتخاب بوده؟
آیا برای سازمان و ذینفعان ارزش آفرین بوده؟
آیا با اهداف استراتژیک سازمان همسو بوده؟

یک مدیر پروژه ممکن است بسیار کارا باشه، اما اگر روی پروژه‌ای کار کند که ارزش واقعی نداره، هنوز اثربخش نیست. از اینجا نقش مدیر پروژه به نقش مدیر پرتفولیو نزدیک می‌شه. و علاوه بر مدیر پرتفولیو، یک مدیر پروژه هم باید حواسش به ارزش باشه، حواسش به انتخاب پروژه درست باشه، که پروژه ای پروژه درست محسوب میشه که برای سازمان ارزش آفرین باشه.

در واقع، مدیر پروژه های امروز فقط مدیر یک تحویل‌دادنی نیستن، کار اونا فقط این نیست که یک پروژه رو طبق زمانبندی و محدوده و هزینه به خوبی انجام بدن و به ثمر برسونن. بلکه باید یک نگاه سیستمی و ارزش‌محور داشته باشن.

PMI با این حجم از تاکید بر روی تفکر ارزش محور برای مدیران پروژه، داره این موضوع رو فرهنگ سازی می کنه. اما این مسئولیت سنگین برای مدیران پروژه نیازمند توانمندسازی هست. تو قسمت استاندارد مدیریت پروژه ویرایش هشتم Pmbok به یک اصل مدیریت پروژه اشاره شده:

اصل “ایجاد فرهنگ توانمندساز یا build an empowered culture”

در ویرایش هشتم استاندارد PMBOK، توانمندسازی (Empowerment) نه یک انتخاب، بلکه یک ضرورت است. این توانمندسازی در اینجا دارای دو لایه هست:

لایه اول: توانمندسازی تیم
لایه دوم: توانمندسازی خود مدیر پروژه

یک مدیر پروژه نه تنها باید تیم رو توانمند کنه بلکه باید رو توسعه و تقویت توانمندی های خودش هم به عنوان یک مدیر پروژه و استراتژیست و رهبر ارزش در پروژه ها هم کار کنه. در واقع، بدون توانمندسازی، رسیدن به نقش «معمار ارزش» تقریبا غیرممکن است که pmbok این چراغ راه رو برای مدیران پروژه روشن و فرهنگ سازی کرد.
در واقع توانمندسازی در ویرایش هشتم PMBOK، کلید خروج از تله‌ی “انجام دادنِ کارها به هر قیمتی” است.
یک مدیر پروژه توانمند، کسی است که جسارت داره به ذینفع بگه: اگر این فیچر (feature) را اضافه کنیم، هزینه اضافه می‌شه اما ارزش پروژه بالاتر نمیره؛ پس بیایید روی هدف اصلی متمرکز بمانیم. توانمندسازی یعنی دادن “دیدگاه استراتژیک” به مدیر پروژه؛ یعنی به او اعتماد کنیم که او می‌داند موفقیت واقعی، در “تمام شدن پروژه” نیست، بلکه در “تغییری است که این پروژه در سازمان ایجاد می‌کند.”

تو این اپیزود راجع به این موضوعات صحبت کردیم:

• تمرکز بر تولید ارزش علاوه بر تولید خروجی،
• نزدیک شدن نقش مدیر پروژه به مدیر پرتفولیو،
• مهارت های مورد نیاز مدیر پروژه،
• مفهوم کارایی و اثربخشی در پروژه ها،
• مفهوم توانمندسازی، و
• مفهوم تفکر سیستمی و سیستم ارائه ارزش.

امیدوارم این قسمت براتون مفید بوده باشه و تا اپیزودهای بعدی همراه من باشید…

و برای گوش دادن به اپیزودهای قبلی از سری پادکست های مدیریت پروژه SPMA کلیک کنید.