اهمیت مدیریت پروژه
حوزه “مدیریت پروژه” در سال‌های اخیر، به یک حوزه کاری، تحصیلی و پژوهشی محبوب در دنیا تبدیل شده است. همزمان با گسترش اجراي پروژه‌هاي مختلف در جهان، توجه جامعه مهندسي به علم مديريت پروژه و كاربردهاي آن، روز به روز بيشتر مي‌شود. با وجود اینکه درگذشته‌های دور، نمونه‌هایی از کاربرد مدیریت پروژه در پروژه‌هایی مانند احداث اهرام ثلاثه مصر دیده شده است، اما به این مبحث تا سال‌های ابتدایی دهه 1900 میلادی به‌طور جدی پرداخته نشده بود. در دنیای امروز، با رشد روزافزون تکنولوژی، پیچیده شدن فعالیت‌ها، کوتاه شدن چرخه حیات محصولات، گسترش پروژه‌های عظیم و تنوع در تخصص‌های مورد نیاز، ماهیت مدیریت پروژه تغییر کرده و اهمیت آن دوچندان شده است. امروزه، این حوزه یکی از ارکان ضروری سازمان‌ها است و آشنایی با مفاهیم مدیریت پروژه و به کارگیری ابزارهای آن، یک جزء جدانشدنی در سازمان‌های معتبر است.
با توجه به اهمیت مدیریت پروژه در سازمان‌ها، لازم است ابتدا با مفاهیم پروژه و مدیریت پروژه آشنا شوید.
مدیریت پروژه چیست؟
طبق تعریف استاندارد PMBOK، مدیریت پروژه عبارت است از:
“به کارگیری دانش، مهارت‌ها، ابزارها و روش‌ها در فعالیت‌های پروژه، جهت محقق ساختن الزامات پروژه“
The application of knowledge, skills, tools, and techniques to project activities to meet project requirements
به‌طور کلی موفقیت یک پروژه نتیجه انجام درست کارها و انجام کار درست است. انجام درست کارها، مفهوم “کارایی” و انجام کار درست مفهوم “اثربخشی” را منتقل می‌کند. علم مدیریت پروژه به سازمان‌ها کمک می‌کند تا پروژه‌ها را به‌طور کارآمد (efficiently) و موثر (effectively) اجرا کنند و از شکست پروژه‌ها پیشگیری می‌کند.
Doing things right= انجام درست کارها = efficiency = کارایی
Doing right things= انجام کار درست = effectiveness = اثربخشی
مدیریت موثر و کارآمد پروژه ها باید به عنوان یک شایستگی استراتژیک (strategic competency) در سازمان‌ها در نظر گرفته شود. مدیریت موثر پروژه‌ها به افراد، گروه‌ها و سازمان‌های دولتی و خصوصی در موارد زیر کمک می‌کند که این موارد در نهایت منجر به موفقیت سازمان می‌شوند:
- دستیابی به اهداف تجاری؛
- برآورده کردن انتظارات ذینفعان؛
- افزایش شانس موفقیت سازمان؛
- ارائه محصولات مناسب در زمان مناسب؛
- حل مشکلات و مسائل؛
- اقدام به موقع نسبت به ریسک‌ها؛
- استفاده بهینه از منابع سازمانی؛
- شناسایی، بازیابی یا خاتمه پروژه های شکست خورده؛
- مدیریت محدودیت‌ها (به عنوان مثال، محدوده، کیفیت، زمان‌بندی، هزینه ها، منابع)؛
- مدیریت تغییرات به شیوه ای مناسب و …
پروژه چیست؟
طبق تعریف استاندارد PMBOK، پروژه عبارت است از:
“تلاشی موقت که برای تولید محصول، خدمات یا نتیجه ای منحصر به فرد انجام می‌شود.”
A temporary endeavor undertaken to create a unique product, service or result
ویژگی های یک پروژه:
1- پروژه ارائه‌دهنده محصول، خدمت یا نتیجه منحصر به فرد است. (unique product, service or result)
پروژه ها برای رسیدن به اهداف پروژه انجام می‌شوند و این اهداف از طریق تولید اقلام قابل تحویل پروژه (محصول، خدمت، یا نتیجه منحصر به فرد و یا ترکیبی منحصربه فرد از آن‌ها) یا همان deliverable های پروژه، حاصل می‌شوند.
2- پروژه تلاشی موقت است. (temporary endeavor)
موقتی بودن پروژه لزوما به معنای کوتاه بودن مدت پروژه نیست، بلکه ماهیت موقتی یعنی پروژه زمان شروع و پایان مشخص دارد.
پروژه تحت شرایط زیر به پایان می رسد که به این شرایط، شرایط خاتمه پروژه گفته می شود:
- اهداف پروژه حاصل شود.
- پروژه قادر به تحقق اهداف تعیین شده نباشد.
- بودجه ای برای تخصیص به پروژه موجود نباشد.
- نیاز به پروژه و دلیل تعریف پروژه دیگر برقرار نباشد.
- منابع انسانی یا فیزیکی پروژه دیگر در دسترس نباشند.
- انجام پروژه به دلایل قانونی فسخ شود.
3- پروژه منشأ ایجاد تغییر است. (drives change)
با اتمام موفقیت‌آمیز پروژه و رسیدن به اهداف خاص مورد نظر، وضعیت سازمان از وضعیت کنونی به وضعیت آینده گذار خواهد کرد.
4- پروژه بستر ایجاد ارزش کسب و کار را فراهم می‌کند. (enables business value creation)
ارزش کسب و کار در پروژه ها به معنای منافعی است که نتایج پروژه برای ذینفعان پروژه فراهم می‌کند.
5- همیشه دلیلی برای آغاز پروژه وجود دارد که به آن دلیل یا زمینه تعریف پروژه گفته می شود. (Project Initiation Context)
زمینه تعریف پروژه ها در یک سازمان می تواند شامل دسته‌بندی زیر باشد:
- انطباق با الزامات اجتماعی، قوانین و مقررات
- پاسخ به تقاضا یا نیاز ذینفعان
- اجرا یا تغییر استراتژی های کسب و کار یا تکنولوژیکی
- تولید محصولات، فرآیندها یا خدمات، و یا بهبود یا رفع خرابی آن ها
مثال هایی از پروژه:
- ساخت یک پل، ساخت یک نیروگاه سیکل ترکیبی،
- توسعه یا بهبود یک نرم افزار، توسعه یک کارخانه،
- طراحی یک خودروی جدید،
- استقرار دفتر مدیریت پروژه (PMO: Project Management Office) در سازمان،
- ایجاد یا اصلاح چارت سازماني يك شركت،
- اخذ استاندارد ISO براي يك كارخانه،
- بهبود فرآیندهای یک سازمان،
- سازماندهی یک جلسه،
- استقرار سیستم مدیریت مالی در سازمان،
- بررسی نحوه پیاده سازی هوش تجاری در یک سازمان،
- پیاده سازی و استقرار استاندارد PMBOK در یک سازمان،
- تقویت زیرساخت های ارتباط با مشتریان در یک سازمان،
- آموزش و توانمندسازی پرسنل یک سازمان،
- افزایش انگیزه کارکنان،
- بازنگری در رویکردهای بازاریابی سازمان،
- اکتشاف نفت در یک منطقه،
- اکتشاف و استخراج معدن سنگ آهن.
تحویل شدنی های پروژه یا deliverables چیست؟
طبق تعریف استاندارد PMBOK اقلام قابل تحویل پروژه یا تحویل‌شدنی‌های پروژه عبارتند از:
“هر محصول، خدمت یا قابلیت انجام خدمت و یا نتیجه منحصر به فرد و قابل ارزیابی است که برای تکمیل یک فرآیند، فاز یا پروژه باید تولید شود.”
Any unique and verifiable product, result, or capability to perform a service that is required to be produced to complete a process, phase, or project
انواع تحویل شدنی های پروژه:
1- تحویل شدنی های از نوع محصول (product) منحصر به فرد
2- تحویل شدنی های از نوع خدمت (service) منحصر به فرد
3- تحویل شدنی های از نوع نتایج (result) منحصر به فرد مانند ثمرات (outcome) یا مستندات (documents)
همچنین تحویل‌شدنی‌ها می‌توانند به صورت ترکیب منحصر به فردی از یک یا چند محصول، خدمت و یا نتیجه باشند.
مثال هایی از تحویل شدنی های پروژه:
- محصول نهایی پروژه مانند یک یروگاه سیکل ترکیبی در پروژه ساخت نیروگاه، یک نرم افزار، یک کارخانه یا سد و …
- ساختار شکست کار یا WBS پروژه (Work Breakdown Structure)
- ساختار شکست منابع یا RBS پروژه (Resource Breakdown Structure)
- گانت چارت تهیه شده در ابتدای پروژه
- گزارش های پیشرفت پروژه یا گزارش های مهندسی
- منشور پروژه یا Project Charter
- بیانیه های محدوده یا اسکوپ پروژه
- برنامه ها یا پلن های مدیریت پروژه
- مدارک و نقشه های مهندسی پروژه
