برای تدوین برنامه اقدام، کلیه نیازمندی‌ها و محدودیت‌های پروژه باید شناسایی و بررسی شوند. بنابراین کارشناس برنامه‌ریزی و كنترل پروژه پس از تهیه نسخه اولیه و درفت اکشن پلن آن را جهت مطالعه و بررسی در اختیار اعضای تیم پروژه قرار می‌دهد. عموما به صورت دوره ای و گاها بر حسب نياز، جلساتی با موضوع بررسی اکشن پلن برگزار می‌شود. پیش از برگزاری جلسات آيتم ها و موارد درج شده در اکشن پلن اولیه، توسط مدير پروژه و هماهنگ كنندگان و کلیه تيم پروژه بررسی می‌شوند و در جلسات مذكور در خصوص این آيتم‌ها تبادل نظر می‌گردد. این جلسات صرفاً جنبه برنامه‌ريزی و اخذ تاريخ تعهدات جديد در خصوص آیتم‌های دارای تاخیر، بررسی محدوديت‌های كاری، اولويت‌بندی اقدامات، اعلام محدوديت‌های اجرايی و زمانی از جانب كارفرمايان و ساير پيمانكاران، تصميم‌گيری در خصوص برون‌سپاری برخی از فعالیت ها با توجه به محدوديت‌های موجود و مواردی از اين قبيل دارد و تا حد امكان مباحث فنی مطرح نمی شود و بررسی مباحث فنی به دیگر جلسات هفتگی یا ماهیانه پروژه موکول می‌شود. با برگزاری منظم و مدون جلسات کنترل پروژه، واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه و سایر اعضای تیم پروژه دلایل و موانعی را که باعث شده اند کارها مطابق اکشن پلن انجام نشوند را متوجه خواهند شد و در نتیجه می توانند نسبت به برطرف نمودن دلیل ریشه‌ای تاخیر و یا تهیه برنامه جبرانی اقدام کنند. در نهایت نتايج جلسات اکشن پلن در حين برگزاری جلسات به طور همزمان در برنامه اقدام اعمال و اکشن پلن توسط کارشناس کنترل پروژه به روز رسانی و نهایی می‌گردد و مجددا برای تیم پروژه به عنوان یک پلن برای اقدام طی بازه یک ماهه آینده ارسال می شود.

همان طور که گفته شد، اکشن پلن عموما برای بازه های دو هفته ای یا ماهیانه تهیه می شود. در حالتی که در پروژه ها از هر دو اکشن پلن نیمه ماه و یک اکشن پلن ماهیانه استفاده شود، عموما در اکشن پلن های ماهیانه که ابتدای ماه تهیه می‌شوند کلیه فعالیت هایی که تا بازه زمانی یک ماه آینده باید در پروژه شروع شوند را ادد می کنیم و در اکشن پلن های نیمه ماه تنها وضعیت مدارک را به روز رسانی می کنیم و اگر نیاز باشد فعالیتی که در اکشن پلن ابتدای ماه آورده نشده انجام شود را ادد می کنیم (مثلا در پروژه های مهندسی پاسخ کارفرما در خصوص مدرکی دریافت شده و آن مدرک نیازمند بازنگری یا Revise باشد به لیست اضافه می‌شود). مجددا در ابتدای ماه بعد برای تهیه اکشن پلن ماهیانه، از اکشن پلن نیمه ماه گذشته استفاده کرده و وضعیت فعالیت های آن را آپدیت کرده و همچنین آیتم هایی که تا یک ماه آینده باید انجام شوند به آن اضافه می‌شود و فعالیت های موجود در لیست که تاکنون به اتمام رسیده اند را از لیست اقدامات حذف می‌کنیم.

بنابراین در اکشن پلن ها وضعیت های زیر برای فعالیت ها وجود دارد:

– وضعیت add یا اضافه شده: برای فعالیت هایی که به لیست فعالیت های برنامه اضافه می شوند.

– وضعیت delay یا وضعیت دارای تاخیر: برای فعالیت هایی که نسبت به برنامه زمانندی اولیه دارای تاخیر هستند.

– وضعیت hold یا وضعیت متوقف شده: برای فعالیت هایی که زمان انجام آن ها طبق برنامه فرا رسیده اما به دلایل درون سازمانی یا برون سازمانی و محدودیت های پروژه فعلا انجام آن ها متوقف شده است. وضعیت هولد بر حسب عامل ایجاد توقف در فعالیت، به وضعیت های هولد داخلی یا internal hold و هولد خارجی یا external hold تفکیک می شوند.

– وضعیت release یا وضعیت آزاد شده: برای فعالیت هایی که قبلا هولد بوده اند و اکنون رفع هولد شده اند و قابل اجرا می باشند.

– وضعیت done یا وضعیت انجام شده: برای فعالیت هایی که اجرا شده و به اتمام رسیده اند که این وضعیت فقط در اکشن پلن نیمه ماه پس از آپدیت دیده می شود و سپس در پلن ابتدای ماه بعد از لیست حذف می شود.

علاوه بر برنامه اقدام پروژه در حوزه مدیریت پروژه، برنامه های اقدام دیگری از جمله برنامه اقدام کسب و کار یا برنامه اقدام تجاری (Business Action Plan) و برنامه اقدام شخصی (Personal Action Plan) نیز وجود دارد. برنامه اقدام تجاری برای تعیین اهداف و وظایف و به منظور راه اندازی کسب‌ و کار یا توسعه کسب‌ و کار موجود استفاده می‌شود. این برنامه چشم انداز کسب و کار (Vision) و اقدامات لازم برای دستیابی به آن چشم انداز را تشریح می‌کند. برنامه اقدام شخصی یک چک لیست از مراحل یا وظایفی است که فرد برای دستیابی به اهداف شخصی که برای زندگی خود تعیین کرده‌ باید انجام دهد. بنابراین یک برنامه اقدام برای طیف گسترده ای از افراد و سازمان ها، از کارمندانی که می خواهند عملکرد کاری خود را بهبود بخشند تا اعضای تیم پروژه، و حتی در زندگی روزمره افراد بسیار مفید و حائز اهمیت است و باعث می شود در زمان کمتر و به صورت سنجیده تر بتوان به اهداف خود دست یابیم.