این مطلب به مفهوم بسیار حائز اهمیت دفاتر مدیریت پروژه در دنیای در حال تحویل و پویای امروزی می پردازد و می تواند برای مخاطبان هدف بسیاری از جمله رهبران دفتر مدیریت پروژه، مشاوران دفاتر مدیریت پروژه، مدیران ارشد اجرایی ناظر بر دفاتر مدیریت پروژه، اعضای تیم دفتر مدیریت پروژه، دست اندرکاران مدیریت پروژه، و مشتریان دفتر مدیریت پروژه و سایر متخصصان مفید واقع شود. در ادامه با تعریف دفتر مدیریت پروژه، انواع دفاتر مدیریت پروژه، چالش های پیش روی دفاتر مدیریت پروژه، و بسترهای سازمانی تاثیرگذار در دفاتر مدیریت پروژه، ارزش آفرینی این دفاتر، و خدمات دفاتر مدیریت پروژه به طور مفصل آشنا خواهید شد.
در طی حداقل چهار دهه گذشته، دفاتر مدیریت پروژه به عنوان نهادهایی مدیریتی تعریف شده اند که فرآیندهای حاکمیتی مرتبط با پروژه را استانداردسازی کرده و تسهیم منابع، متدولوژی ها، ابزارها و تکنیک ها را برای به حداکثر رساندن بازگشت سرمایه پروژه ها تسهیل می کنند. طبق تعریف Pmbok از PMO داریم:
Project Management Office (PMO) is defined as an organizational structure that standardizes the project-related governance processes and facilitates the sharing of resources, methodologies, tools, and techniques
با این حال، نقش دفاتر مدیریت پروژه بسیار فراتر از این تعریف اولیه تکامل یافته است. دفاتر مدیریت پروژه در دنیای امروز به نهادهایی پویا و سازگار تبدیل شده اند که نقش حیاتی در هم راستا کردن نتایج پروژه با اهداف سازمانی، تقویت نوآوری و خلق ارزش تجاری ایفا می کنند. دفاتر مدیریت پروژه به پیوند حیاتی میان چشم انداز راهبردی مدیران ارشد اجرایی و اجرای عملیاتی تبدیل شده اند. در دنیای در حال تحویل امروزی، دفاتر مدیریت پروژه دیگر صرفاً دارای نقش پشتیبانی اداری نمی باشند، بلکه به شرکای راهبردی در موفقیت سازمان تبدیل شده اند.
برخی تعاریف، بر نقش دفتر مدیریت پروژه در استانداردسازی فرآیندها و روش ها تأکید دارند، درحالیکه برخی دیگر بر نقش پشتیبان آن در قبال پروژه ها و مدیران پروژه تمرکز می کنند. تفاسیر راهبردی تر، دفتر مدیریت پروژه را بازیگری کلیدی در مدیریت پورتفولیو در نظر می گیرند. گاه دفتر مدیریت پروژه به عنوان هسته مرکزی مدیریت پروژه معرفی می شود، حتی در شرایطی که مدیران پروژه در واحدهای مختلف سازمان پراکنده اند.
اختیارات و وظایف این واحد در سازمان های مختلف متفاوت است، بنابراین نمی توان تعریف واحدی از آن بیان کرد. نه استاندارد PMBOK، نه استاندارد PRINCE2 و نه انجمن بین المللی مدیریت پروژه (IPMA) نقش PMO را تعیین نمی كنند، بلکه تعیین نقش ها و مسئولیت ها را به عهده سازمان ها می گذارند.
در میان دیدگاه های گوناگون، یک نکته مشترک وجود دارد: دفتر مدیریت پروژه همواره یک نهاد رسمی سازمانی که معمولاً به عنوان دپارتمان یا تیم ایجاد می شود و وظیفه اصلی آنها متمرکز کردن فعالیت های مربوط به مدیریت پورتفولیوها، طرح ها و یا پروژه ها است. ماهیت این فعالیت ها بسته به نیازهای خاص هر سازمان می تواند متفاوت و هدف، دامنه عملکرد و مسئولیت های آن می تواند از سازمانی به سازمان دیگر تفاوت چشمگیری داشته باشد.
دفتر مدیریت پروژه به عنوان یک تأمین کننده خدمات مبتنی بر ارزش است (The PMO as a Value-Driven Service Provider) و یکی از چالش های اصلی پیش روی دفاتر مدیریت پروژه، نشان دادن ارزش ملموس یا ناملموس برای سازمان است. امروزه گذار از رویکرد فرآیندمحور به رویکرد مشتری محور و مبتنی بر ارزش در خصوص PMO ها بسیار مورد تأکید قرار گرفته است.
کمی سازی ارزش دفتر مدیریت پروژه، چالشی چندبعدی است. برخلاف شاخص های مالی صریح و قابل اندازه گیری، ارزشی که یک دفتر مدیریت پروژه ایجاد می کند اغلب شامل مجموع های از منافع نامشهود است که با وجود نقش حیاتی در موفقیت سازمان، اندازه گیری و بیان آن ها به صورت صرفاً مالی دشوار است.
چالش مهم دیگر، سازگاری با سرعت بالای تغییرات فناورانه است. با ظهور فناوری های نوین نظیر هوش مصنوعی، دفاتر مدیریت پروژه باید به طور مستمر تحول یابند تا این نوآوری ها را در عملکرد خود بگنجانند و در عین حال، انسجام در سراسر سازمان را حفظ کنند. ایجاد تعادل میان نوآوری و ثبات، همواره یکی از دغدغه های اساسی بسیاری از دفاتر مدیریت پروژه است.
هم راستایی راهبردی نیز همچنان یکی دیگر از چالش های دفاتر مدیریت پروژه به شمار می رود. دفاتر مدیریت پروژه باید اطمینان حاصل کنند که طرح ها و پروژه ها به شکلی کارآمد اجرا می شوند و به شکلی معنادار در تحقق اهداف سازمانی مشارکت می کنند.
دفاتر مدیریت پروژه با چالش دوگانه ای روبه رو هستند: از یکسو باید ارزش راهبردی خود را اثبات کنند و ازسوی دیگر، رهبران سازمانی را با تأثیرات گسترده مدیریت مؤثر پروژه همراه سازند.
علاوه بر این، دفاتر مدیریت پروژه باید میان ارائه منافع فوری و ملموس از یک سو و هم راستایی راهبردی بلندمدت و ارتقاء بلوغ سازمانی از سوی دیگر، تعادل ایجاد کنند.
انواع مختلف دفاتر مدیریت پروژه:
هنگام استقرار یا بازطراحی دفتر مدیریت پروژه لازم است یادآوری شود که هیچ مدل دفتر مدیریت پروژه که از نظر تجربی اثبات شده باشد و به طور جهانی ایده آل یا مؤثر باشد، وجود ندارد و مدل های شناخته شده، بر حسب نیازهای خاص سازمان، قابل ترکیب و تنظیم هستند و نقش و ساختار دفاتر مدیریت پروژه بسته به نیازها و میزان بلوغ سازمانی می تواند متفاوت باشد.
ادبیات مرتبط به دفاتر مدیریت پروژه مجموع های غنی و متنوع از انواع مختلف دفتر مدیریت پروژه را ارائه می دهد که هر یک دیدگاه منحصربه فردی نسبت به نحوه عملکرد این دفاتر درون سازمان ها دارند. این تنوع، بازتابی از ماهیت پیچیده و چندبعدی دفاتر مدیریت پروژه و نیازهای متفاوت سازمان هایی است که آن ها را به کار می گیرند. انواع مختلف دفاتر مدیریت پروژه را که قابلیت پیاده سازی در سازمان ها را دارند عبارتند از:
- دفتر مدیریت پروژه چابک (Agile PMO)
- دفتر مدیریت پروژه برج کنترل (Control Tower PMO)
- دفتر مدیریت پروژه مشورتی (Consultative PMO)
- دفتر مدیریت پروژه کنترلی (Controlling PMO)
- دفتر مدیریت پروژه بخشی (Departmental PMO)
- دفتر مدیریت پروژه راهبری (Directive PMO)
- دفتر مدیریت پروژه تحویلی (Delivery PMO)
- دفتر مدیریت پروژه سازمانی (Enterprise PMO-EPMO)
- دفتر مدیریت پروژه کارکردی (Functional PMO)
- دفتر مدیریت پروژه ترکیبی (Hybrid PMO)
- دفتر مدیریت پروژه نوآورانه (Innovation PMO)
- دفتر مدیریت پروژه عملیاتی (Operational PMO)
- دفتر مدیریت پورتفولیو (Portfolio Management Office -PfPMO)
- دفتر مدیریت طرح (Program Management Office-PgPMO)
- دفتر مدیریت پروژه اختصاصی (Project-Specific PMO)
- دفتر پشتیبانی پروژه (Project Support Office -PSO)
- مرکز تعالی مدیریت پروژه (Project Management Center of Excellence-PMCoE)
- دفتر مدیریت پروژه پشتیبان (Supportive PMO)
- دفتر مدیریت پروژه راهبردی/ استراتژیک (Strategic PMO)
- دفتر مدیریت پروژه تاکتیکی (Tactical PMO)
- دفتر مدیریت تحول (Transformation Management Office- TMO)
- دفتر مدیریت ارزش (Value Management Office- VMO)
درک هشت سناریو در بستر سازمانی:
سازمان ها ممکن است با سناریوهای بستری متمایزی روبه رو شوند که تأثیر چشمگیری بر ابتکارات دفتر مدیریت پروژه دارند. هشت سناریوی اصلی که معمولاً بر دفتر مدیریت پروژه تأثیرگذارند عبارتند از:
- محتمل (Potential): این سناریو، نشان دهنده نخستین وضعیت یک ابتکار دفتر مدیریت پروژه است. در این سناریو، سازمان به مزایای بالقوه دفتر مدیریت پروژه آگاه است، اما هنوز فاقد زیرساخت فرهنگی یا بلوغ سازمانی لازم برای اجرای مؤثر آن می باشد.
- آغازین (Kickoff): در این سناریو، سازمان به سطح پایه ای از آمادگی فرهنگی و بلوغ در مدیریت پروژه دست یافته است. مدیران ارشد اجرایی از ارزش بالقوه دفتر مدیریت پروژه آگاه بوده و حمایت اولیه و درک ابتدایی از مزایای آن شکل گرفته است.
- رشد (Growing): این سناریو نشان دهنده دوره ای مهم از رشد و بلوغ سازمان در حوزه مدیریت پروژه است و دفتر مدیریت پروژه در این مرحله، عملیات خود را توسعه داده، فرآیندها را پالایش می کند و نخستین منافع ملموس را به مشتریان ارائه می دهد.
- شکوفایی (Thriving): این سناریو نمایانگر اوج عملکرد مدیریت پروژه در سازمان و به رسمیت شناختن دفتر مدیریت پروژه است. دفتر مدیریت پروژه به اوج خود می رسد، ارزش قابل توجهی برای مشتریان و سازمان ایجاد می کند و برای ارتباط، اهمیت و نقش خود در موفقیت پروژه ها و اهداف سازمانی به طور گسترد های مورد تأیید قرار می گیرد.
- بحران (Crisis): این سناریو نقطه عطفی را نشان می دهد که در آن، سازمان با چالش هایی روبرو می شود که بر ارزش پیشنهادی دفتر مدیریت پروژه تأثیرگذارند. ذینفعان ممکن است در درک ارزش دفتر مدیریت پروژه دچار تردید شوند و حمایت مدیران ارشد اجرایی رو به کاهش بگذارد.
- افول (Decline): اگر بحران سازمانی به طور مؤثر مدیریت نشود، این سناریو شکل می گیرد. دفتر مدیریت پروژه به سرعت در حال از دست دادن حمایت است و برای اثبات یا ارائه ارزش مورد انتظار خود تقلا می کند. مقاومت در برابر فعالیت های دفتر مدیریت پروژه شدت می گیرد و ضرورت وجود آن زیر سؤال می رود.
- فروپاشی (Collapse): در این سناریو، بستر سازمانی به گونه ای است که دفتر مدیریت پروژه دیگر کارکرد مؤثری ندارد یا از کار افتاده می شود. بدون حمایت اجرایی، خود مختاری، منابع و نفوذ کافی، این واحد قادر به ارائه حداقل ارزش نخواهد بود و در نتیجه، برای سازمان غیرضروری می شود. این سناریو نامطلوب است اما گاهی برای ایجاد یک شروع جدید ضروری خواهد بود. این سناریو نشان دهنده احتمال پایان چرخه حیات دفتر مدیریت پروژه در چارچوب سازمانی فعلی است .
- تجدید حیات (Resurgence): در این سناریو، شرایط سازمانی امکان احیای مفهوم دفتر مدیریت پروژه را فراهم می کند. با وجود چالش های موجود بسیار در این مرحله، اگر این فرآیند به درستی مدیریت شود، می تواند به ایجاد یک دفتر مدیریت پروژه قوی تر و مؤثرتر منجر شود. این سناریو نشان دهنده احتمال تولد دوباره این واحد است که اغلب از دل شکست های قبلی سربرمی آورد.
دفاتر مدیریت پروژه باید خود را با بسترهای متغیر سازمانی تطبیق دهند تا اثربخشی خود را حفظ نمایند. هر سناریو نیازمند راهبردها و رویکردهای متفاوتی برای دفتر مدیریت پروژه است و شناخت بستر فعلی سازمانی می تواند نقش اساسی در شکل دهی راهبرد دفتر مدیریت پروژه ایفا کند.
خلق ارزش:
همان طور که پیش از این بیان شد، دفتر مدیریت پروژه به عنوان یک تأمین کننده خدمات مبتنی بر ارزش است. خلق ارزش یک مسیر تدریجی است که در آن انتظارات هر مشتری با افزایش بلوغ او تکامل می یابد. این فرآیند پویا به دفتر مدیریت پروژه این امکان را می دهد که برای هر مشتری، مسیر اختصاصی ارزش آفرینی طراحی کند و به صورت مستمر ارزشی متناسب با نیازها و انتظارات در حال تحول ارائه دهد. متخصصان دفتر مدیریت پروژه باید اهمیت سازگاری و رشد همزمان با مشتریان را درک کنند تا اطمینان یابند که دفتر مدیریت پروژه در طول زمان همچنان مرتبط و ارزشمند باقی می ماند .
موفقیت تنها با ارائه عینی ارزش سنجیده نمی شود، بلکه به نحوه ای که این ارزش توسط مشتریان دفتر مدیریت پروژه درک می شود نیز وابسته است. ممکن است یک دفتر مدیریت پروژه کارآمدترین فرآیندها را پیاده سازی کند و پروژه ها را به موقع و در چارچوب بودجه تحویل دهد، اما اگر ذینفعان این تلاش ها را تشخیص ندهند و برای آن ها ارزشی قائل نباشند، دستاوردهای دفتر مدیریت پروژه ممکن است نادیده گرفته شود.
ارزش تحویلی می تواند ملموس یا ناملموس باشد و هر دو نوع ارزش قابلیت اندازه گیری دارند. ارزش های ملموس شامل صرفه جویی در هزینه ها، افزایش درآمد و بهبود بهره وری هستند. در مقابل، ارزش های ناملموس شامل بهبود ارتباطات، رضایت ذینفعان و ارتقای همکاری تیمی است. هر دو نوع ارزش برای موفقیت حیاتی هستند و باید شناسایی و اندازه گیری شوند تا تأثیر واقعی دفتر مدیریت پروژه به طور مؤثری نشان داده شود.
طبقه بندی خدمات دفتر مدیریت پروژه:
خدمات دفتر مدیریت پروژه شامل گستره وسیعی از عملکردها است که برای پشتیبانی و بهبود مدیریت پورتفولیو، طرح و پروژه در یک سازمان طراحی شده اند. این خدمات نقشی کلیدی در اجرای مؤثر پروژه ها، ایجاد هم راستایی با اهداف راهبردی سازمان و تضمین تحویل بیشترین ارزش دارند .
خدمات دفتر مدیریت پروژه را می توان در سه سطح اصلی طبقه بندی کرد:
1- راهبردی/ استراتژیک (Strategic): همراستا با پرتفولیو، استراتژی و اهداف کلان سازمان، شامل تصمیم گیری و نظارت در سطح مدیران ارشد اجرایی، تأثیرگذار بر کل سازمان یا چندین بخش سازمانی، اثرگذار بر فرهنگ سازمانی و بلوغ مدیریت پروژ ه
2- تاکتیکی (Tactical): ارائه خدمات به چندین طرح، پروژه یا مشتری به صورت همزمان، شامل مدیریت میانی و متخصصان ارشد پروژه، استانداردسازی فرآیندها و متدولوژی ها، مدیریت منابع مشترک و وابستگی های متقابل، تسهیل ارتباطات و هماهنگی میان ابتکارات مختلف
3- عملیاتی (Operational): ارائه خدمات به طرح ها، پروژه ها یا مشتریان منفرد، در ارتباط مستقیم با مدیران پروژه و اعضای تیم اجرایی، ارائه پشتیبانی روزمره و حل مسئله، تمرکز بر تحویل های مشخص پروژه و دستیابی به مایلستون ها
علاوه بر این، خدمات دفتر مدیریت پروژه می توانند در سه حوزه مختلف مورد استفاده قرار گیرند: پورتفولیو (Portfolio)، طرح (Program) و پروژه (Project)
سطح اختیار و قدرت دفاتر مختلف PMO مطابق تصویر زیر می باشد. به عبارتی دفتر مدیریت پرتفولیو بیشترین اختیارات و دفتر مدیریت پروژه کمترین اختیارات را دارا می باشند.
برخی نکات مهم در خصوص عوامل تاثیرگذار PMO یا دفتر مدیریت پروژه و موفقیت آن ها:
* ساختار، کارکرد و تمرکز دفاتر مدیریت پروژه به شدت به نیازهای سازمان، بستر صنعت و سطح بلوغ سازمانی وابسته است.
* راهبرد سازمانی، جهت گیری دفتر مدیریت پروژه را در راستای اهداف کسب وکار تعیین می کند.
* ساختار سازمانی، موقعیت و سطح اختیار دفتر مدیریت پروژه را تحت تأثیر قرار می دهد.
* فرهنگ و بلوغ سازمانی بر رویکرد و پذیرش دفتر مدیریت پروژه تأثیر دارد.
* آموزش ذینفعان درباره قابلیت ها و ارزش دفتر مدیریت پروژه برای پذیرش خدمات دفتر مدیریت پروژه امری حیاتی است.
* ویژگی های خاص صنعت، بر رویه های دفتر مدیریت پروژه مبتنی بر مشخصه های صنعت تأثیر می گذارد.
* شایستگی های متخصصان دفتر مدیریت پروژه باید با خدمات دفتر مدیریت پروژه و نیازهای سازمانی، هم راستا باشند.
* ایجاد کانال های ارتباطی منظم، یکی از عوامل کلیدی موفقیت دفتر مدیریت پروژه است.
* برندسازی دفتر مدیریت پروژه درون سازمان، اثربخشی آن را افزایش می دهد.
* شناسایی مشکلات و انتظارات مشتری، منجر به اثربخشی بیشتر دفتر مدیریت پروژه می شود.
* استفاده از زبان مبتنی بر نتایج، برای درک نیازهای واقعی مشتری ضروری است.
* اولویت بندی نیازها براساس تأثیر سازمانی، یک عامل کلیدی موفقیت محسوب می شود.
* هم راستا کردن خدمات دفتر مدیریت پروژه با انتظارات مشتریان و نیازهای در حال تحول سازمان و ذینفعان، عامل کلیدی موفقیت است.
* بلوغ دفتر مدیریت پروژه بر بهبود پیچیدگی و اثربخشی خدمات تمرکز دارد .
* اجرای توافق نامه های سطح خدمت (Service Level Agreement-SLAs) کلید موفقیت دفتر مدیریت پروژه است.
* جمع آوری داده ها برای بهبود مستمر به موفقیت دفتر مدیریت پروژه کمک می کند.
* اجرای تغییرات بر اساس داده های عملکردی و بازخورد مشتریان دفتر مدیریت پروژه راهبردی مؤثر برای بهبود است.
