اصطلاح فیل سفید (White Elephant) ریشه در فرهنگ جنوب شرق آسیا دارد، در این مناطق فیل سفید حیوانی نادر و مقدس بود و اگر پادشاه به کسی فیل سفید هدیه می‌داد، آن فرد موظف بود با تشریفات بسیار از آن نگهداری کند. اما این هدیه به‌ ظاهر ارزشمند، در عمل بسیار پر هزینه و بی‌ استفاده بود و فروختن یا نادیده‌ گرفتن آن بی ‌احترامی تلقی می‌شد. امروزه فیل سفید به چیزی گفته می‌شود که ظاهر ارزشمند و نمادین دارد، اما در واقعیت بسیار پرهزینه، غیرقابل استفاده یا بی‌فایده است و رها کردن آن نیز آسان نیست. یکی از نمونه های فیل سفید در محیط کاری یا تصمیم‌ گیری‌ های شغلی ماندن در شغلی تنها به دلیل ترس از تغییر یا صرف وقت و انرژی زیاد است. در ادامه این مطلب با نمونه های قضیه فیل سفید در مدیریت پروژه نیز آشنا خواهید شد.

قضیه «فیل سفید» با یکی از خطاهای شناختی مغز به نام Sunk Cost Fallacy یا توهم هزینه غرق‌ شده (یا اثر هزینه از دست رفته) نیز مرتبط می باشد. توهم هزینه غرق‌ شده خطایی است که در آن فرد به‌ دلیل هزینه یا انرژی‌ ای که تاکنون صرف کار اشتباهی کرده است، نمی‌تواند آن را رها کند و به آن ادامه می دهد.

سندروم فیل سفید (white elephant syndrome) سندرومی بسیار شایع و زیان بار در سازمان ها است. این مفهوم بیان کننده تخصیص نادرست منابع یا هزینه های سازمان به یک پروژه یا استراتژی است که می تواند باعث کاهش شدید رفاه اعضای آینده آن شود. همه ما در سازمان ها، فیل های سفیدی مانند استراتژی های بی فایده و هزینه بر، امکانات لجستیکی بیهوده و بلا استفاده را مشاهده کرده ایم. سازمان ها برای نگهداری فیل های سفید خود هم هزینه و هم زمان بسیاری صرف می کنند اما در نهایت نتیجه و خروجی ارزش آفرینی دیده نمی شود.

فیل سفید در مدیریت پروژه به چه معناست؟

فیل سفید در مدیریت پروژه به پروژه‌ها یا سرمایه‌ گذاری‌ هایی گفته می‌شود که هزینه‌ و زمان زیادی صرف آن‌ها شده اما ادامه ‌دادن به آن ها به ‌صرفه نیست، اما به دلایلی تمایل به رها کردن و متوقف کردن آن پروژه ندارند. یکی از این دلایل آن است که تصمیم‌گیرندگان از خطای شناختی توهم هزینه غرق‌ شده (یا اثر هزینه از دست رفته) که در بالا ذکر شد رنج می برند و علی رغم حجم بالایی از سرمایه‌گذاری، تمایلی به رها کردن پروژه، کاهش ضرر و ادامه ندادن کار ندارند. دلایل دیگر می تواند خودداری آن ها از پذیرش شکست و غرور مدیریتی، ترس از اعلام شکست یک پروژه و یا فشار سیاسی یا اجتماعی باشد و این دلایل باعث می شود همچنان در آرزوی معجزه‌ای برای تبدیل یک تصمیم بد و نادرست به یک تصمیم خوب باشند.

چه زمانی باید فیل سفید را رها کنیم؟

زمانی که هزینه ادامه کاری بیش از ارزش واقعی‌ و منافع حاصل از آن باشد تصمیم عاقلانه، پایان دادن به ادامه آن کار است. شناخت و رها کردن فیل سفید، یکی از مهم‌ترین مهارت‌های زندگی، مدیریت پروژه ها و تصمیم‌گیری مدرن است. در پروژه ها و یا در مسیر شغلی، گاهی بهترین تصمیم، رها کردن فیل سفید است، نه ادامه‌ دادن آن. سازمان‌ هایی که شجاعت متوقف کردن پروژه‌ های شکست‌ خورده (یا در اصطلاح terminate کردن پروژه) را داشته، در بلندمدت موفق‌تر هستند. همچنین افرادی که در زمان مناسب از محیط‌ های کاری ناسالم خارج می شوند، از شانس رشد شخصی و کاری بالاتری برخوردار هستند.

خاتمه دادن به پروژه ها به چه معناست؟

خاتمه پروژه، پایان رسمی یک پروژه است، صرف نظر از اینکه پروژه به طور موفقیت‌آمیز تکمیل شده باشد یا خیر. در واقع خاتمه پروژه بیانگر پایان چرخه عمر آن پروژه فارغ از تکمیل شدن آن است. تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه زمانی اتفاق می‌افتد که یک پروژه به اهداف و نتایج قابل تحویل خود در چارچوب زمانی و بودجه توافق‌ شده دست یابد. این نوع خاتمه به عنوان یک نتیجه مثبت اعلام می شود و اغلب شامل یک فرآیند رسمی خاتمه پروژه می‌شود. اما طبق گزارش موسسه مدیریت پروژه (PMI)، تقریباً ۷۰ درصد پروژه‌ها موفق به رسیدن به اهداف اولیه خود نمی شوند. بنابراین علاوه بر تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه، دلایل مختلف دیگری نیز برای خاتمه پروژه وجود دارد از جمله: مواجهه با محدودیت‌های بودجه، تغییر اولویت‌های سازمانی، همسو نبودن پروژه با اهداف استراتژیک سازمان، موانع و چالش‌های پیش‌بینی نشده‌ای که پروژه را غیرقابل اجرا می‌کند و …. هر دلیل خاتمه، منجر به رویکرد متفاوتی برای پایان دادن به پروژه می شود. به عنوان مثال، یک پروژه موفق ممکن است نیاز به تجلیل از دستاوردها و قدردانی از تلاش‌های تیمی داشته باشد. در مقابل، یک پروژه ناموفق ممکن است بیشتر بر تجزیه و تحلیل کاستی‌ها برای جلوگیری از مشکلات مشابه در تلاش‌های آینده تمرکز کند.

چه زمانی باید به یک پروژه قبل از به پایان رسیدن آن خاتمه داد؟  (Project Termination)

خاتمه دادن به یک پروژه پیش از به پایان رسیدن آن، نه تنها یک شکست نیست بلکه تصمیمی مقتدرانه، شجاعانه و هوشمندانه است! گاهی ادامه دادن به پروژه ممکن است منطقی به نظر نرسد و می توان با خاتمه دادن به موقع و هوشمندانه آن پروژه پیش از به پایان رسیدن آن، به سازمان کمک سازنده ای کرد. چراکه طی فرآیند اختتامیه پروژه، منابع تخصیص داده شده به آن پروژه از جمله تیم پروژه، نیروی انسانی، تجهیزات و ماشین آلات و مصالح، بودجه و زمان اختصاص داده شده به پروژه آزاد می شود و این منابع می توانند به پروژه های جدیدی که برای سازمان ارزش آفرینی بیشتری دارد و با اهداف مورد نظر سازمان انطباق بیشتری دارد تخصیص یابد و نتایج بهتری را به ارمغان آورد یا به پروژه های جاری دیگر تخصیص یابد و به روند تکمیل آن ها سرعت دهد. در ادامه به چندین دلیل رایج که باعث خاتمه یک پروژه می شود می پردازیم:

1-  عدم همسویی با اهداف استراتژیک:

 پروژه‌ها ممکن است با گذشت زمان از اهداف استراتژیک یک سازمان فاصله بگیرند. زمانی که پروژه دیگر با اهداف استراتژیک سازمان همسو نباشد یا اولویت های سازمانی تغییر کرده باشد به ادامه دادن پروژه پایان داده می شود. خاتمه پروژه به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا تلاش‌های خود را بر روی کارهایی متمرکز کنند که با چشم‌انداز و مأموریت آنها همسوتر هستند و اطمینان حاصل شود که سرمایه‌گذاری‌ها منجر به نتایج معناداری می‌شوند.

2- محدودیت‌های بودجه:

محدودیت ‌های مالی اغلب می تواند منجر به خاتمه پروژه ها ‌شوند. اگر هزینه های یک پروژه با بودجه تخمین شده خود تفاوت معناداری داشته باشد و از آن فراتر رود یا بودجه مورد نیاز در دسترس نباشد، ادامه دادن به پروژه ممکن است امکان‌پذیر نباشد. تجزیه و تحلیل اینکه آیا بازده بالقوه سرمایه‌ گذاری، هزینه‌های جاری را توجیه می‌کند یا خیر، ضروری است و در صورتی که هزینه های پروژه بیشتر از منافع آن باشد به پروژه خاتمه داده می شود.

3-  چالش‌های پیش‌بینی نشده:

مسائل غیرمنتظره، مانند موانع تکنولوژیکی، تغییرات نظارتی یا تغییر در تقاضای بازار یا عوامل خارجی، می‌تواند پیشرفت یک پروژه را از مسیر خود خارج کند. هنگامی که این چالش‌ها، قابلیت اجرا را تهدید ‌کنند و مانع پیشرفت پروژه ‌شوند، خاتمه ممکن است محتاطانه‌ترین انتخاب باشد. این تصمیم به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا ضررهای احتمالی را کاهش داده و اولویت‌های خود را مجدداً ارزیابی کنند و اطمینان حاصل کنند که منابع به سمت پروژه‌های عملی‌تر هدایت می‌شوند.

4-  عدم مشارکت ذینفعان:

مشارکت مؤثر ذینفعان برای موفقیت پروژه بسیار حائز اهمیت است. اگر ذینفعان کلیدی علاقه مندی یا حمایت خود را به یک پروژه از دست بدهند، پروژه ممکن است برای دستیابی به شتاب لازم برای پیشرفت با مشکل مواجه شود. در چنین مواردی، خاتمه دادن به پروژه می‌تواند منابع را برای پروژه های با حمایت قوی‌تر ذینفعان حفظ کند و محیطی حمایتی‌تر را برای پروژه‌های آینده ایجاد کند.

5- مسائل مربوط به عملکرد:

عملکرد ضعیف مداوم، شاخص روشنی از مشکلات بالقوه در یک پروژه است. اگر تیم‌ها مرتباً در رعایت مهلت‌ها، استانداردهای کیفیت یا محدودیت‌های بودجه شکست بخورند، ممکن است لازم باشد که امکان‌سنجی پروژه مجدداً ارزیابی شود. خاتمه دادن به یک پروژه با عملکرد ضعیف به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از اشتباهات گذشته درس بگیرند و از هدر رفتن بیشتر منابع جلوگیری کنند و رویکردی استراتژیک‌تر به پروژه‌های آینده ارائه دهند.

6- تغییر شرایط بازار:

تغییرات سریع در پویایی بازار می‌تواند یک پروژه را منسوخ یا با روندهای فعلی ناهمسو کند. به عنوان مثال، پیشرفت‌های تکنولوژیکی یا تغییر ترجیحات و الزامات مشتری ممکن است نشان دهد که پروژه دیگر مرتبط با نیاز بازار نمی باشد. در چنین سناریوهایی، خاتمه پروژه به سازمان‌ها اجازه تغییر جهت داده و می توانند در پروژه های مناسب تری که نیازهای فعلی بازار را بهتر برآورده می‌کنند، سرمایه‌گذاری کنند.

7-  دسترسی به منابع:

اگر منابع کافی، از جمله نیروی انسانی، تجهیزات یا فناوری، برای پشتیبانی از تکمیل یک پروژه وجود نداشته باشد، ممکن است پروژه خاتمه یابد. هنگامی که منابع حیاتی کمیاب می‌شوند یا به پروژه‌های با اولویت بالاتر اختصاص داده می‌شوند، ادامه آن پروژه ممکن است عملی نباشد. این خاتمه تضمین می‌کند که منابع موجود به طور کارآمد در سایر پروژه ها که می‌توانند نتایج بهتری به همراه داشته باشند، استفاده می‌شوند.

8-  مسائل مربوط به انطباق با مقررات:

انطباق با مقررات صنعت برای موفقیت پروژه ضروری است. اگر یک پروژه در رعایت این مقررات با چالش‌های قابل توجهی رو به رو شود، ممکن است با ریسک های قانونی یا عملیاتی مواجه شود. در چنین مواردی، خاتمه پروژه می‌تواند به سازمان اجازه دهد تا بر پروژه‌هایی که به استانداردهای انطباقی لازم پایبند هستند تمرکز کند و از اعتبار و یکپارچگی عملیاتی خود محافظت کند.