قانون پارکینسون (Parkinson’s law) یکی از مفاهیم رایج در مدیریت است که برای اولین بار توسط سیریل نورث کوت پارکینسون (CyrilNorthcote Parkinson)، نویسنده و تاریخدان انگلیسی در سال ۱۹۵۵ میلادی مطرح شد. طبق این قانون “هر کار به اندازه زمانی که برای آن اختصاص داده شده، طول می‌کشد.” دغدغه اصلی پارکینسون، ناکارآمدی سیستم‌های بوروکراتیک بود. اما نمونه های این قانون در زندگی روزمره هم به وفور دیده می شود. همچنین قانون پارکینسون مفاهیم و کاربرد بسیاری در حوزه های مختلف در کسب و کارها، از جمله حوزه مدیریت پروژه، مدیریت زمان، تخصیص منابع، برنامه ریزی ظرفیت ذخیره سازی و تجزیه و تحلیل الزامات و نیازمندی ها دارد.
اولین و مهم ترین مزیت این قانون، افزایش بهره‌وری و کارایی است. پارکینسون معتقد بود که حتی اگر به کارهای ساده و پیش پا افتاده وقت زیادی اختصاص دهیم، باعث پیچیدگی و سختی آن‌ها می‌شویم و انجام آن کارها به میزانی که زمان در دسترس داریم طولانی خواهد شد و احتمالاً در نهایت، تاثیری بر کیفیت انجام کار نخواهد داشت. هرچه زمانی که به انجام کاری اختصاص داده می‌شود کوتاه‌تر شود، آن کار ساده‌تر و آسان‌تر به انجام می‌رسد.
این موضوع حقیقتی است که متاسفانه عموم کارفرمایان به آن توجهی نمی کنند. کارفرمایان معمولاً از کارمندانی که تا دیروقت اضافه کاری می‌مانند و یا کار را به خانه می‌برند، تقدیر می‌کنند و معمولاً نسبت به افرادی که کارآمد هستند و بهره وری بالایی دارند نه تنها بی‌توجه هستند، بلکه گاها تصور می کنند آن ها دچار اهمال کاری و کم کاری شده اند!!!
ما اغلب به جای آنکه از خود بپرسیم: “چقدر زمان برای تکمیل این کار نیاز دارم؟”، این سوال در ذهنمان نقش می بندد: “چقدر وقت دارم تا کار را کامل کنم؟!!”. در ادامه مثال هایی از این قانون در زمینه های مختلف ارائه شده است:
- نرم افزارها معمولاً تمام پهنای باند موجود را مصرف می کنند!
- فارغ از ظرفیت ذخیره سازی و حافظه موبایل یا فلش مموری تان، در نهایت داده های شما کل حجم حافظه را پر خواهد کرد!
- نیازهای پروژه معمولاً تا حدی گسترش می یابد که منابع پروژه به طور کامل مصرف شوند!
- هزینه های مالی یک پروژه یا هزینه های روزمره زندگیتان تا حدی که بودجه پروژه یا درآمدتان به طور کامل مصرف شود، افزایش می یابد!
- چمدانتان فارغ از اندازه ای که دارد، همیشه پر خواهد شد و نیاز به جای بیشتری دارید!
- فارغ از اینکه برای مطالعه دروس امتحان چند روز فرصت دارید، مطالعه تا لحظاتی قبل از امتحان ادامه دارد و عموما وقت کم میارید!
یکی از مهم‌ترین دغدغه ها و ماموریت های یک سازمان مدیریت منابع (اعم از منابع مالی، منابع انسانی و زمان) است. آن ها برای مدیریت بهینه منابع باید قانون پارکینسون را در نظر بگیرند. چراکه طبق این قانون هر کاری به اندازه زمان و فضا و منابعی که برای آن در نظر می‌گیریم، بزرگ می‌شود و طول می کشد.
بر تکیه بر این منطق، پیش از شروع هر کار و یا هر پروژه باید برآورد درست و قابل اطمینانی از منابع مورد نیاز انجام دهیم. چراکه عموما افراد زمان بیشتری برای انجام فعالیت‌های خود تصور می‌کنند و تمایل دارند کار محول شده را تا انتهای تاریخ تعیین شده، به تعویق بیندازند. بنابراین ممکن است هرگز متوجه برآورد اشتباه خود نشوند. به همین دلیل در علم مدیریت پروژه نیز برآورد منابع پروژه، برآورد مدت زمان فعالیت ها، و برآورد هزینه های پروژه جزء اقدامات اولیه برای برنامه ریزی یک پروژه است. در این فرآیندها باید دقت کافی به عمل آید و از روش های اصولی تخمین و به کارگیری افراد متخصص در برآوردها استفاده شود. بنابر آنچه گفته شد، اگر واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه برآورد درستی از مدت زمان انجام یک فعالیت نداشته باشد و این مدت را بیش از زمان منطقی اعلام و مطابق آن برنامه ریزی کند و برنامه زمانبندی را به واحدهای مهندسی و سایر واحدهای مربوطه ارائه کند، به ندرت پیش می آید آن واحدها فعالیت را در کمتر از زمان برنامه ریزی شده به اتمام برسانند.
اگر قانون پارکینسون را به حوزه برنامه ریزی و کنترل پروژه بسط دهیم، طبق این قانون “زمان اجرای پروژه و یا فعالیت‌های آن، به میزانی که برای آن پیش‌بینی‌شده است، گسترش می‌یابد.” همچنین “هزینه اجرای پروژه و یا فعالیت‌های آن نیز به میزانی که برای آن پیش‌بینی‌شده است، گسترش می‌یابد.”
همان طور که گفته شد، افزایش زمان در دسترس برای انجام یک کار ثابت و مشخص باعث افزایش مدت زمان انجام آن کار می شود و در نظر گرفتن زمان محدود برای آن کار باعث می شود کار سریع تر و در مدت زمان کمتری انجام شود. اما این بدان معنی نیست که به هر میزان زمان کمتری برای کاری در نظر بگیریم آن کار لزوما زودتر انجام می شود. بلکه باید یک برآورد صحیح و تخصصی از حجم کار و مدت زمان مورد نیاز برای انجام کار داشته باشیم. حال هرچه زمان بیشتری نسبت به این تایم برآورد شده در اختیار فرد قرار گیرد در واقع بهره وری کاهش یافته است. و اگر بخواهیم کار در زمان کوتاه تری نسبت به زمان برآوردی انجام شود باید با به کارگیری روش های مختلف از جمله افزایش منابع، فعالیت ها را فشرده سازی کنیم. گاهی برخی از کارها اصلا قابل فشرده سازی نیستند. همچنین فعالیت های قابل فشرده سازی هم تا حد مشخصی می توانند فشرده شوند. و این همان مفهومی است که در مبحث مدل های موازنه زمان و هزینه (Time-Cost Tradeoff) در برنامه ریزی و کنترل پروژه داریم.
مثلث محدودیت های پروژه یا محدودیت های سه گانه مدیریت پروژه (Triple Constraints) بیان می کند که هر پروژه دارای سه محدودیت است که این محدودیت ها عبارتند از: زمان، هزینه و محدوده یا اسکوپ پروژه. همچنین پارامتر کیفیت نیز در داخل این مثلث گنجانده می شود. در اینجا هم منظور از زمان، مدت زمانیست که به صورت اصولی برآورد شده است. این عوامل با یکدیگر در ارتباط هستند و بر روی یکدیگر تاثیر می گذارند. طبق این مفهوم در برنامه ریزی و کنترل پروژه، در صورت ثابت بودن هزینه‌های یک پروژه، با افزایش اسکوپ کار زمان افزایش می یابد. همچنین کاهش مدت زمان هم راهی جز افزایش منابع و به تبع آن افزایش هزینه‌های پروژه، و یا کاهش کیفیت، و یا تغییر بخشی از محدوده پروژه و کاهش محدوده ندارد. در مدل های موازنه زمان و هزینه نیز کاهش مدت زمان انجام فعالیت، با افزایش هزینه انجام فعالیت همراه است.
بنابراین اگر به صورت اصولی و با توجه به مفاهیم مدیریت پروژه به مساله بنگریم، مدیران و کارفرمایان عزیز سازمان (یا کارفرمایان یک پروژه) باید توجه داشته باشند که در عین حال که از کارمندانشان برای اختصاص دادن زمان ببیش از حد نرمال برای انجام کارها و اضافه کاری ماندن تا پاسی از شب تقدیر و قدردانی نکنند، از طرفی با داشتن توقعات غیرمنطقی در خصوص انجام کارهای زیاد و حجیم در مدت زمان کوتاه آن ها را مورد تنش و فشار غیرمنطقی قرار ندهند. بلکه باید یک برآورد درست و منطقی نسبت به مدت زمان نرمال انجام کارها صورت گیرد. همچنین با مد نظر قرار دادن قانون پارکینسون، کارمندان یک سازمان نیز نباید با اختصاص دادن مدت زمان طولانی و غیر منطقی برای یک کار آن اتمام آن کار را به تعویق بیندازند.
