اپیزود پنجم از سری پادکست های مدیریت پروژه با موضوع معیارهای موفقیت پروژه ها براساس Pmbok 8th

 

سلام درّین صفّاری هستم و تو این اپیزود که 5امین قسمت از سری پادکست های مدیریت پروژه من هست می‌خواهم درباره یکی از مهم‌ترین تغییرات در نگرش مدیریت پروژه صحبت کنم؛ یعنی «معیارهای موفقیت یک پروژه»، موضوعی که در آخرین ویرایش pmbok یعنی ویرایش هشتم به شکل پررنگی دیده می‌شه. پس با من همراه باشید…

سال‌ها مدیران پروژه با سه پرسش سنجیده می شدن:

• آیا پروژه به موقع به اتمام رسیده؟
• آیا پروژه در چارچوب بودجه تعیین‌شده انجام شده؟
• آیا پروژه محدوده تعریف‌شده را کامل اجرا کرده؟

اما امروزه یک سؤال مهم‌تر مطرح شده:

• «این پروژه چه ارزشی را خلق کرده؟»

طبق تعریف pmbok ویرایش هشت، موفقیت یک پروژه یعنی پروژه ارزشی را ارائه کرده که ارزش تلاش و صرف هزینه را داشته. طبق این راهنما، ارزیابی موفقیت پروژه مستلزم ارزیابی دو بُعد مهم است: بُعد موفقیت دستاوردهای پروژه و بُعد موفقیت فرآیندهای مدیریت پروژه. ارزیابی موفقیت پروژه مستلزم ایجاد تعادل میان موفقیت دستاوردهای پروژه و کارایی فرآیندهای مدیریت پروژه است.

بُعد اول بر اثربخشی پروژه در تحقق ارزش مورد نظر تمرکز داره که این ارزش میتونه منفعت مالی یا غیرمالی باشه. و بُعد دوم بر کارایی فرآیندهای مدیریت پروژه که با میزان پایبندی پروژه به محدودیت‌هایی مانند هزینه، محدوده، زمان، و کیفیت سنجیده می‌شه.

ساده تر بگم… ممکنه پروژه‌ای دقیقاً مطابق با برنامه زمان‌بندی و بودجه بندی اجرا بشه، اما هیچ ارزش معناداری برای ذینفعان اون پروژه ایجاد نکنه. در مقابل، پروژه‌ای ممکن است با تأخیر زمانی یا افزایش هزینه مواجه بشه، اما اثری ماندگار و عمیق بر جامعه، اقتصاد، یا فرهنگ داشته باشه و ارزش پایدار ایجاد کنه. گاهی هم ممکنه پروژه هم مطابق با برنامه زمان‌بندی و بودجه بندی انجام بشه و هم ارزش آفرین باشه.

برای درک بهتر این موضوع، چهار پروژه واقعی مشهور جهان را به صورت case study بررسی می‌کنیم:

مثال اول: ساگرادا فامیلیا؛ پروژه‌ای فراتر از یک نسل

کلیسای ساگرادا فامیلیا یکی از مشهورترین و طولانی‌ترین پروژه‌های ساختمانی جهانه که ساخت آن از سال ۱۸۸۲ میلادی در بارسلونای اسپانیا آغاز شده و اکنون بلندترین کلیسای جهان محسوب میشه. معمار اصلی این بنا نابغه ای به نام آنتونی گائودیه که پیش از تکمیل پروژه متاسفانه درگذشت.

 این پروژه به تازگی بعد از گذشت ۱۴۴ سال از آغاز ساختش، به یکی از نمادین‌ترین مراحل تاریخ خود رسید. بلندترین برج این کلیسا یعنی برج «عیسی مسیح» با ارتفاع 172.5متر، برای نخستین بار افتتاح و نورپردازی شد؛ و هزاران نفر برای تماشای نمایش نور و آتش‌بازی به بارسلونا اومدن. این رویداد همزمان با صدمین سالگرد درگذشت آنتونی گائودی برگزار شد. تکمیل این برج، یکی از مهم‌ترین فصل‌های پروژه‌ایست که بیش از یک قرن پیش آغاز شد؛ پروژه‌ای که در آن همزمان ابعاد معماری، ایمان، هندسه و طبیعت در هم تنیده شده‌اند. با وجود این دستاورد بزرگ، شاهکار گائودی هنوز به پایان نرسیده. بخش‌های اصلی بنا تقریباً کامل شده‌اند، اما برخی اجزای نهایی و تزئینات همچنان در دست اجرا و در مسیر تکامل قرار دارن.

چرا ساخت این بنا بیشتر از اون چیزی که انتظار میرفت طول کشیده؟

• طراحی بسیار پیچیده- که بسیاری از بخش‌ها در زمان گائودیه با فناوری موجود به‌سختی قابل اجرا بودن.
• تأمین مالی از کمک‌های مردمی- پروژه عمدتاً با کمک‌های مالی و فروش بلیت بازدیدکنندگان تأمین شده، نه بودجه دولتی. و در دوره‌های مختلف بارها کمبود بودجه باعث کندی کار شد.
• مرگ گائودی در سال ۱۹۲۶ میلادی- که در آن زمان کمتر از یک‌چهارم پروژه تکمیل شده بود.
• جنگ داخلی اسپانیا در دهه ۱۹۳۰- که بخشی از نقشه‌ها، مدل‌ها و اسناد کارگاه تخریب شد. و معماران بعدی مجبور شدند بسیاری از طرح‌ها را بازسازی کنند.
• همه‌گیری کووید ۱۹- که درآمد گردشگری را کاهش داد و ساخت‌وساز برای مدتی کند شد.

اگر با معیارهای سنتی مدیریت پروژه به این پروژه نگاه کنیم، احتمالاً باید آن را یک شکست بدانیم. اما امروز سالانه میلیون‌ها نفر از این بنا بازدید می‌کنند و یکی از شناخته‌شده‌ترین نمادهای اسپانیا و معماری جهان به شمار می‌ره! و اگر معیار را ارزش خلق‌شده بدانیم، با یکی از موفق‌ترین پروژه‌های تاریخ مواجه هستیم.

مثال دوم: خانه اپرای سیدنی؛ شکست پروژه یا یه موفقیت ملی؟

در پروژه معروف خانه اپرای سیدنی در استرالیا که در دهه ۱۹۵۰ میلادی آغاز شد، بودجه اولیه پروژه ۷ میلیون دلار استرالیا بود و انتظار می‌رفت ساخت آن ۴ سال طول بکشه. اما آنچه که در عمل رخ داد هزینه واقعی نهایی ۱۰۲ میلیون دلار استرالیا در انتهای پروژه بود و مدت زمان ساخت آن هم ۱۴ سال طول کشید. یعنی هزینه ای بیش از چهارده برابر برآورد اولیه و 10 سال تأخیر در زمان اتمام پروژه. حتی معمار اصلی پروژه، یورن اوتزون، پیش از تکمیل ساخت از پروژه کنار رفت! اما امروز چه می‌بینیم؟

سالانه میلیون‌ها گردشگر را جذب می‌کنه، ارزش اقتصادی، فرهنگی و برندینگ ملی ایجاد کرده و نه تنها هزینه‌های خود را جبران کرده، بلکه دهه‌هاست در حال تولید ارزش برای کشوره.

اگر از نگاه سنتی مدیریت پروژه به این پروژه نگاه کنیم، این پروژه نمونه‌ای کلاسیک از انحراف هزینه و زمان هست و مدیریت این پروژه عملاً یک شکست تلقی می‌شه، اما نتیجه پروژه چندین برابر فراتر از انتظارات بود. امروزه، این بنای تاریخی یک میراث جهانی یونسکو  – شناخته‌شده‌ترین بنای تاریخی در قاره – است و هر ساله ۱۰.۹ میلیون نفر از آن بازدید می‌کنن.

البته اگر همین محدوده کاری سال‌ها زودتر و با هزینه سرمایه‌گذاری کم‌تر تحویل داده می‌شد، دستاورد موفقیت‌آمیز پروژه می‌توانست حتی چشمگیرتر هم باشه.

به بیان دیگر، این دو مثال نشان میدن که خروجی پروژه یک ساختمان بود؛ اما ارزش پروژه بسیار فراتر از یک ساختمان است.

PMBOK 8 به ما یادآوری می‌کنه که مدیران پروژه نباید فقط بر Deliverable تمرکز کنن؛ بلکه باید پیامدها و ارزش‌های حاصل از آن Deliverable را نیز در نظر بگیرن.

مثال سوم: پل ۱۱ میلیون دلاری کانادا؛ وقتی تحویل پروژه و اجرای کارآمد کافی نیست.

این مثال دقیقاً نقطه مقابل دو پروژه قبلی قرار داره.

در سال ۲۰۱۶ میلادی در مونترال کانادا، یک پل هوایی جدید با هزینه‌ای نزدیک به ۱۱ میلیون دلار کانادا ساخته شد. از منظر اجرایی، پروژه تقریباً مطابق برنامه پیش رفت. طراحی انجام شده بود، ساخت تکمیل شد و خروجی پروژه تحویل داده شد. اما مدت کوتاهی بعد، مقامات متوجه شدن که یک این پل هوایی تازه ساخته شده با برنامه‌های توسعه و بازطراحی پل شامپلین مجاور آن هم‌راستا نیست.

در نتیجه، تنها یک سال پس از یک تلاش ساخت‌وساز که به‌خوبی هم مدیریت شده بود، این پل تازه‌ساخته‌شده باید تخریب می‌شد.

اگر از نگاه سنتی مدیریت پروژه به این پروژه نگاه کنیم، این پروژه کاملا موفق بوده چون خروجی پروژه مطابق برنامه پیش رفته و پروژه به درستی تحویل شده. اما از نگاه امروزی هرچند پروژه از نظر تحویل فیزیکی موفق بود؛ اما از نظر ارزش‌آفرینی شکست خورد. و با اینکه خروجی پروژه وجود داشت، اما ارزشی که قرار بود برای ذینفعان و سیستم حمل‌ونقل ایجاد کند، محقق نشد.

این مثال یکی از مهم‌ترین درس‌های PMBOK 8 را یادآوری می‌کنه:

«تحویل یک محصول، خدمت یا نتیجه، لزوماً به معنای خلق ارزش نیست.»

مثال چهارم: کانال پاناما؛ تنها یک خروجی یا تغییردهنده تجارت جهان؟

مثالی متفاوت از 3 مثال قبلی

تجارت جهانی تا قبل از ساخت این کانال با یک محدودیت بزرگ روبه‌رو بود: کشتی‌هایی که می‌خواستن بین اقیانوس اطلس و اقیانوس آرام جابه‌جا شوند، مجبور بودن هزاران کیلومتر مسیر اضافی را از جنوب آمریکای جنوبی و دماغه هورن طی کنن؛ که مسیری خطرناک، طولانی و پرهزینه بود. اما در سال ۱۹۰۴ میلادی آمریکا پروژه ساخت کانال پاناما (Panama Canal ) را در اختیار گرفت و این کانال در سال ۱۹۱۴ تکمیل شد و اقیانوس اطلس را به اقیانوس آرام متصل کرد. نکته جالب اینجاست که امروز، بیش از ۱۱۰ سال پس از افتتاح کانال، هنوز میلیاردها دلار ارزش اقتصادی در سال ایجاد می‌کنه.

اگر از نگاه سنتی مدیریت پروژه به این پروژه نگاه کنیم خروجی پروژه یک کانال آبی به طول حدود ۸۰ کیلومتر هست که دو اقیانوس را به هم متصل می‌کرد. اما با نگرش pmbok 8 این پروژه نه تنها خروجی مناسبی تولید کرد، بلکه ارزشی ایجاد کرد که بیش از یک قرن ادامه داره و باعث تحول تجارت جهانی، کاهش هزینه حمل‌ونقل بین‌المللی و رشد اقتصادی کشورهای متعدد و موارد دیگر شد.

کانال پاناما نشان می‌ده که یک پروژه می‌تونه هم به اهداف اجرایی اش برسه و هم خلق ارزش کنه. این دقیقاً همان نقطه‌ایست که PMBOK 8 آن را موفقیت واقعی پروژه می‌نامه؛ جایی که کارایی و ارزش‌آفرینی همزمان اتفاق می‌افتن.

 

*** گاهی یک تیم پروژه می‌تونه تمام فرآیندها را به‌درستی اجرا کنه، بودجه را کنترل کنه و فعالیت‌ها را طبق برنامه پیش ببره؛ اما اگر خروجی نهایی در راستای نیاز واقعی ذینفعان یا اهداف بلندمدت سازمان نباشه، ارزشی ایجاد نخواهد شد. این همان چیزی است که PMBOK 8 آن را ارزش پایدار می‌نامه.

موفقیت پروژه نه صرفاً در اجرای فرآیندهاست، نه صرفاً در تحویل خروجی؛ بلکه در ارزشی است که در نهایت برای ذی‌نفعان و جامعه ایجاد می‌کنه.

در PMBOK 8 مدیر پروژه دیگر صرفاً مدیر زمان‌بندی، بودجه و محدوده نیست. بلکه او یک تسهیل‌کننده خلق ارزش است.

دیگه پرسش اصلی دیگر این نیست که: «آیا پروژه را طبق زمان، هزینه و محدوده تحویل دادیم؟»

بلکه این است که: «این پروژه چه ارزشی خلق کرد؟ آیا پروژه زندگی افراد، سازمان‌ها و جامعه را بهتر کرد؟ آیا این ارزش شامل اثرات اجتماعی و اهداف پایداری نیز می‌شه؟ آیا یک ارزش پایدار هست؟»

و شاید مهم‌ترین تحول مدیریت پروژه در عصر جدید همین باشه: تغییر تمرکز از تحویل خروجی به ارائه و خلق ارزش…

 

امیدوارم این قسمت براتون مفید بوده باشه و تا اپیزودهای بعدی همراه من باشید…

و برای گوش دادن به اپیزودهای قبلی از سری پادکست های مدیریت پروژه SPMA کلیک کنید.