فاز تامین و تدارکات یا همان Procurement یکی از اصل ترین فازها در پروژه های صنعتی EPC است. این فاز که پس از تولید مدارک مهندسی پروژه (Engineering) و پیش از فاز ساخت و اجرا (Construction) انجام می شود، در واقع همان خرید و ساخت تجهیزات مورد نیاز پروژه از طریق فروشندگان، سازندگان و تامین کنندگان است. این تجهیزات می تواند شامل تجهیزات خارجی و تجهیزات داخلی باشد.

فاز تامین و تدارکات (Procurement) در همه پروژه ها از مراحل مختلفی تشکیل شده که شامل موارد زیر می باشد:

• دریافت مدرک درخواست خرید (Material Requisition (MR: درخواست خرید یا MR (Material Requisition) یکی از مدارکی است که در فاز مهندسی توسط تیم مهندسی پروژه تهیه می شود. این مدرک، الزامات فنی و شرح کامل فنی کالا و تجهیزات مورد نیاز پروژه جهت ساخت يا خريداری از تأمين ‎كنندگان (supplier) یا فروشندگان (vendor) را مشخص می کند و شامل برگ اطلاعات فنی (data sheet) و مشخصات فنی تجهیزات و کالا (Specification) می باشد. مدرک MR پس از اخذ تأیید کارفرما به واحد تدارکات یا بازرگانی پروژه ارسال می گردد.
• تهیه لیست سازندگان (Vendor list) و اخذ تایید از کارفرما: در این مرحله از فاز تامین و تدارکات، لیستی از تامین کنندگان موجود تهیه می شود و این لیست جهت بررسی و اخذ تایید در اختیار کارفرمای پروژه قرار می گیرد. تامین کنندگان یا سازندگانی که در نهایت برای هر یک از تجهیزات در پروژه انتخاب می شوند ناگزیر باید از سازندگان معرفی شده در این لیست باشد و در صورتی که پیمانکار سازندگانی را خارج از وندور لیست تایید شده انتخاب کند، مورد تایید کارفرما یا ناظر کارفرما نخواهد بود.
• استعلام گرفتن از وندورها (Inquiry) یا (RFQ) Request for Quotation: در این مرحله شرکت از تامین کننده های مورد نظر که در وندور لیست مورد تایید کارفرما وجود دارند، استعلام قیمت می کند. RFQ سندی است که شرکت به منظور درخواست قیمت‌گذاری برای تجهیز یا خدمات، به تأمین‌کنندگان بالقوه ارائه می‌دهد.
• دریافت پیشنهاد از تامین کنندگان (Quotation collection): در این مرحله تامین کنندگانی که تمایل به همکاری داشته پاسخ مثبت خود را در قالب پروپوزال (Proposal) یا طرح پیشنهادی ارائه می کنند.
• جمع بندی و نهایی سازی پیشنهادات (Bid Closing): در این مرحله پیمانکار EPC از میان تامین کنندگانی که طرح پیشنهادی خود را ارائه کرده اند، اقدام به جمع بندی و نهایی سازی پیشنهادات ارائه شده می کند.
• تهیه ارزیابی فنی پیشنهادات (TBE) Technical Bid Evaluation: در این مرحله پیمانکار EPC، به ارزیابی فنی پیشنهادات دریافت شده می پردازد و تامین کننده مورد نظر را از نظر توانایی فنی جهت ساخت تجهیز مورد نظر بررسی می کند.
• تهیه ارزیابی مالی پیشنهادات Commercial Bid Evaluation (CBE): این مرحله به ارزیابی مالی پیشنهادات دریافت شده می پردازد و تامین کنندگان از نظر توانایی مالی جهت تولید و ساخت تجهیز مورد نظر بررسی می شوند. در این مرحله پیمانکار EPC، از میان پیشنهاداتی که در مرحله ارزیابی فنی (TBE) از لحاظ فنی با درخواست اولیه مطابقت داشته اند، پیشنهاداتی که از نظر مالی مقرون بصرف تر بوده را انتخاب می کند.
• عقد قرارداد، سفارش گذاری یا دستور خرید (Purchase Order (PO: پس از بررسی فنی و مالی در مراحل قبل، وندور یا سازنده نهایی انتخاب شده و انعقاد قرارداد با تامین کننده مورد نظر انجام می شود و پیمانکار EPC دستور خرید یا Purchase order را به سازنده ابلاغ می کند.
• تامین و ساخت تجهیز (Supply): در این مرحله تجهیز توسط تامین کننده ساخته می شود که این مرحله شامل فرآیندهای تامین مواد خام (Purchase of Raw Material)، ساخت و اجرا (Fabrication) و تست و بازرسی (Test & Inspection) می باشد. Step های درصد پیشرفت ساخت و مایلستون های پرداخت در این مرحله می تواند بسته به اینکه تجهیز داخلی (Local Component) است یا خارجی (Foreign Component) متفاوت در نظر گرفته شود.
• بازرسی نهایی توسط کارفرما (final inspection): در این مرحله با توجه به اینکه در مرحله قبل، تامین و ساخت تجهیز به پایان رسیده و تست اولیه توسط سازنده انجام شده، تامین کننده نامه بازدید به پیمانکار EPC و گاها کارفرمای پروژه ارسال کرده و دعوت به بازدید جهت انجام بازرسی و تست نهایی می کند.
• بسته بندی و تشکیل لیست بسته بندی (Packing List): در این مرحله با توجه به آنکه تجهیز در مرحله قبل مورد بازرسی و تایید قرار گرفته، آماده حمل می باشد. بنابراین تجهیز و کالا بسته بندی شده و پکینگ لیست (Packing List) یا لیست تجهیزات و قطعاتی که قرار است حمل شود تهیه می شود.
• صدور مجوز حمل کالا یا Release Note: این مرحله نیز جزء فرآیندهای پیش از حمل می باشد. در این مرحله، بازرسی زمان حمل انجام شده و مجوز حمل تجهیز تایید و صادر می شود و فرآیند حمل تجهیز از سمت سازنده (وندور) به سایت پروژه آغاز می گردد. release note در خدمات بازرگانی به معنای دستور آزادسازی مالکیت کالا از مبدا تا محل تخلیه است.
• حمل داخلی (shipping & transportation/ Delivery to port): این مرحله مختص به تجهیزات خارجی است و در آن فرآیند حمل و جابجایی آغاز شده و محموله از محل وندور/ سازنده به سمت گمرک و کشور مورد نظر حمل می شود.
• ترخیص از گمرک (custom clearance): این مرحله نیز مختص تجهیزات خارجی است و در آن محموله آماده ورود به کشور مقصد می شود.
• تحویل تجهیز به سایت پروژه (Delivery at Site): این مرحله که در تجهیزات خارجی و تجهیزات داخلی مشترک است، فرآیند حمل و انتقال محموله به سایت پروژه یا همان مکان پروژه می باشد و وندور تجهیز را در سایت پروژه، تحویل پیمانکار EPC می نماید.
• بازرسی زمان بازگشایی (OPI): در این مرحله که جزء فرآیندهای تحویل به انبار سایت است، محموله در حضور پیمانکار EPC بازگشایی، بازرسی و تایید می شود و سپس گزارش بازگشایی (OSDI) و ورود به انبار (MRS) تهیه می گردد.
• دریافت همه اسناد و مدارک و کتابچه مهندسی نهایی (Final Book): کتابچه مهندسی یا فاینال بوک، کتابچه یا لیستی از مستندات شامل اطلاعات تکمیلی پروژه، تجهیزات مورد استفاده و مورد نیاز برای بهره برداری، نتایج تست ها و ارزیابی های فنی، سوابق کنترل کیفی، نقشه های نهایی و… است که در انتهای پروژه تهیه می گردد و به بهره بردار اصلی پروژه تحویل داده می شود. در این مرحله بخشی از اطلاعات از وندور دریافت می شود و سایر اطلاعات توسط پیمانکار EPC گردآوری می گردد.

در این مطلب مراحل فاز تامین و تدارکات (فاز P) مفصلا شرح داده شد. برای آشنایی با پروژه های EPC و آشنایی با فاز مهندسی پروژه های صنعتی به مطالب گذشته رجوع کنید. (لینک مطلب آموزشی در خصوص پروژه های EPC– لینک مطلب آموزشی در خصوص مدارک مهندسی و فاز مهندسی در پروژه های EPC)